Персональные данные: новые правила в трудовых отношениях

Важные детали:

1. Национальный центр защиты персональных данных обновил Рекомендации в части обработки персональных данных при реализации положений коллективного договора и установки видео­наблюдения.  
2. Теперь наниматели при установке видеонаблюдения должны придерживаться ряда правил, в частности письменно информировать работников об установлении системы видеонаблюдения до начала ее применения.

Обработка персональных данных при реализации положений коллективного договора

По общему правилу согласие работника на обработку персональных данных не требуется в процессе его трудовой (служебной) деятельности в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой ст. 6 и абзац третий п. 2 ст. 8 Закона № 99-З).

Дополнительные трудовые и иные гарантии работникам, в т.ч. бывшим, например оказание материальной помощи, выплаты к праздничным и юбилейным датам и т.д., устанавливаются, как правило, в коллективном договоре (часть третья ст. 7, п. 17 части первой ст. 55, ст. 363‒365, 373, 376 ТК). Положения коллективного договора о рабочем времени и времени отдыха, регулировании внутреннего трудового распорядка, нормах труда, формах, системах, размерах оплаты труда, сроках выплаты и порядке индексации заработной платы, охране труда, гарантиях и компенсациях, предоставляемых в соответствии с законодательством, распространяются на всех работников организации. Действие иных положений коллективного договора распространяется на работников, от имени которых он не заключался, при условии что они выразят согласие на это в письменной форме. В связи с этим возникает вопрос о правильности выражения согласия на обработку персональных данных и праве его отзыва в дальнейшем.

Справочно:

рекомендации Национального центра защиты персональных данных об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью (далее – Рекомендации) размещены по адресу: https://cpd.by/pravovaya-osnova/metodologicheskiye-dokumenty-rekomendatsii/.

Национальный центр защиты персональных данных дополнительно разъяснил, что обработка персональных данных, которая необходима для выполнения нанимателем и профсоюзной организацией, созданной у нанимателя, обязанностей, предусмотренных коллективным договором, осуществляется также без согласия работников. Это правило распространяется:

‒ на работников и членов их семей на основании абзаца восьмого ст. 6 и абзаца третьего п. 2 ст. 8 Закона № 99-З;

‒ бывших работников и членов их семей согласно абзацу 20 ст. 6 и абзацу 16 п. 2 ст. 8 Закона № 99-З.

Обратите внимание!

Указанное правило действует в отношении специальных персональных данных, к которым относятся сведения о расовой либо национальной принадлежности, политических взглядах, членстве в профессиональных союзах, религиозных или других убеждениях, здоровье или половой жизни, привлечении к административной или уголовной ответственности, а также биометрические и генетические персональные данные.

Пример 1

Профком выделил денежные средства на приобретение именных подарков ряду работников – членов профсоюза в связи с юбилеем организации. Для оформления документов на них требуется указать персональные данные.

В такой ситуации профком не обязан брать согласие на обработку персональных данных у членов профсоюза.

Пример 2

В организации согласно положениям коллективного договора близким родственникам умершего работника положена материальная помощь. Супруга умершего работника обратилась с заявлением об оказании такой материальной помощи.

В данной ситуации согласие супруги на обработку ее персональных данных не требуется, поскольку они указаны в заявлении, адресованном организации и подписанном самим субъектом персональных данных. Также в данном случае обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами, т.е. для выделения и выплаты материальной помощи.

Обработка персональных данных при видеонаблюдении в организации

Видеонаблюдение в организации может быть установлено:

‒ по требованию законодательных актов (например, на основании Указа Президента Республики Беларусь от 28.11.2013 № 527 «О вопросах создания и применения системы видеонаблюдения в интересах обеспечения общественного порядка»);

‒ по инициативе нанимателя.

В связи с этим Национальный центр защиты персональных данных разъяснил:

1) если видеонаблюдение используется в силу прямого требования законодательных актов, то обработка персональных данных осуществляется без согласия субъектов персональных данных;

2) если необходимость использования видеонаблюдения напрямую не предусмотрена законодательными актами, оно может использоваться только с согласия субъектов персональных данных либо для выполнения обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов. К числу таких обязанностей (полномочий) могут быть, в частности, отнесены:

‒ обеспечение реализации нанимателем возложенных на него ТК обязанностей, в т.ч. вытекающих из п. 2 части первой ст. 55 ТК;

‒ обеспечение охраны физических лиц (в т.ч. работников), имущества нанимателя в соответствии с Законом № 175-З и Указом № 534.

Важно!

Обработка персональных данных при видеонаблюдении может осуществляться нанимателем только при условии, что иными способами, предусматривающими меньшее вмешательство в частную жизнь работников и их персональные данные, нельзя достичь цели, закрепленной в законодательстве.

Национальный центр защиты персональных данных рекомендует нанимателям при установке видеонаблюдения придерживаться ряда правил:

1) свести к минимуму возможные риски для прав и основных свобод работников, включая их право на неприкосновенность частной жизни;

2) не преследовать исключительно цель контроля за деятельностью и поведением работников, т.е. устанавливать видеонаблюдение только тогда, когда это необходимо для реализации нанимателем своих обязанностей (полномочий), вытекающих из законодательных актов;

3) проинформировать письменно работников об установлении системы видеонаблюдения до начала ее применения.

Обратите внимание!

Представленная работникам информация должна включать цель видеонаблюдения, места размещения камер и пространство, которое они охватывают, срок хранения видеозаписи и иную информацию, необходимую для обеспечения прозрачности процесса обработки персональных данных, в т.ч. информацию о праве работника на получение персональных данных (в данном случае в форме видеозаписи) при реализации права на получение информации, касающейся обработки персональных данных;

4) проинформировать работников и посетителей о ведущемся в организации видеонаблюдении с помощью специальных информационных знаков (табличек), размещенных на территории, где оно ведется.

Важно!

Не допускается использование видеонаблюдения для наблюдения за местами, которые являются частью наиболее личной сферы жизни работников, в т.ч. предназначенных для их личных нужд, включая отдых и общение работников;

5) хранить видеозаписи в течение строго ограниченного периода, не превышающего срока достижения заявленной цели обработки персональных данных.

Обратите внимание!

Как правило, это срок до 30 дней со дня производства видеозаписи, если отсутствуют иные основания для такого хранения (например, необходимость проведения расследования произошедших несчастных случаев на производстве, противоправных действий);

6) не использовать видеозаписи в личных и иных целях, не связанных с профессиональной деятельностью, не вносить в них изменения.

Пример 3

В организации принято решение установить видеонаблюдение. Это относится к текущему контролю, который осуществляется непосредственно в ходе проведения работ, оказания услуг и выполнения иных хозяйственных операций организацией.

Прежде чем установить такое видеонаблюдение, нанимателю необходимо разработать и утвердить локальный правовой акт (например, Положение о видеонаблюдении), в котором прописать технические средства видеонаблюдения, цели осуществления, порядок и сроки хранения записей, ответственных лиц, у которых будет доступ к системе видеонаблюдения, и средства защиты от несанкционированного доступа к записям с видеокамер. Далее с этим локальным правовым актом необходимо ознакомить работников под роспись. В местах размещения видеокамер следует установить информационные надписи или таб­лички о том, что ведется видеонаблюдение.

Документы:

Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (Закон № 99-З).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Закон Республики Беларусь от 08.11.2006 № 175-З «Об охранной деятельности в Республике Беларусь» (Закон № 175-З).

Указ Президента Республики Беларусь от 25.10.2007 № 534 «О мерах по совершенствованию охранной деятельности» (Указ № 534).