Книга замечаний и предложений: соблюдаем правила, чтобы избежать привлечения к ответственности

Павел Жучков, заместитель начальника отдела надзора за соблюдением законодательства о труде Минского областного управления Департамента государственной инспекции труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Образец заполненных страниц книги замечаний и предложений с обращением гражданина см. в рубрике «Правильный документ» на с. 34 журнала.

Чем полезна статья:

даются ответы на вопросы, как правильно вести книгу замечаний и предложений, вносить в нее записи и отвечать на них.

Как правильно вести книгу замечаний и предложений

Книга замечаний и предложений имеет строго определенную форму, установленную постановлением № 285.

Порядковые номера в книге замечаний и предложений проставляются с начала календарного года, т.е. с каждого последующего календарного года необходимо заново начинать нумерацию (часть первая п. 14 Положения № 285).

Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в т.ч. уведомлении о продлении срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений, вносятся в книгу не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений (часть вторая п. 14 Положения № 285).

Замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, являются письменными обращениями (п. 1 ст. 10 Закона об обращениях), соответственно на них распространяются требования законодательства о рассмотрении письменных обращений. В частности, письменные обращения считаются рассмотренными по существу, если решены все изложенные в них вопросы, приняты надлежащие меры по защите, обеспечению реализации, восстановлению прав, свобод и (или) законных интересов заявителей и им направлены письменные ответы (п. 1 ст. 14 Закона об обращениях).

Обратите внимание!

Отсутствие книги замечаний и предложений влечет наложение штрафа в размере до 4 базовых величин (ч. 2 ст. 10.10 КоАП).

Книга замечаний и предложений должна вестись до полного заполнения всех страниц, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении. В случае полного заполнения всех страниц книги, предназначенных для внесения замечаний и (или) предложений и информации об их рассмотрении, организации и индивидуальные предприниматели обязаны в течение 5 календарных дней обратиться в налоговый орган за получением новой книги.

Обратите внимание!

Нарушение установленного для обращения в налоговый орган за получением новой книги замечаний и предложений срока является нарушением порядка ведения книги замечаний и предложений.

Как правильно реагировать на записи в книге

На замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений, в обязательном порядке должен быть дан письменный ответ.

Исключения, когда письменные ответы на обращения могут не направляться заявителям, приведены в таблице.

Ситуация	Способ реагирования	Основание
1	2	3
Для решения изложенных в обращениях вопросов совершены определенные действия (выполнены работы, оказаны услуги) в присутствии заявителей	Результаты рассмотрения оформляются посредством совершения заявителями соответствующих записей в книге замечаний и предложений, заверяемых подписями заявителей, или составления отдельного документа, подтверждающего совершение этих действий (выполнение работ, оказание услуг)	Часть третья п. 1 ст. 14 Закона об обращениях
В обращении отсутствуют какие-либо рекомендации, требования, ходатайства, сообщения о нарушении актов законодательства, недостатках в работе организаций либо в обращении присутствуют только благодарности	Обращения принимаются к сведению, и ответы на них не направляются	Пункт 3 ст. 14 Закона об обращениях
1	2	3
Обращение является анонимным (в нем отсутствуют фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина или адрес его места жительства (места пребывания) либо наименование юридического лица (полное или сокращенное) или его место нахождения либо указанные данные не соответствуют действительности)	Обращения не подлежат рассмотрению (за исключением тех, которые содержат сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении)	Статья 23 Закона об обращениях
Повторное обращение от заявителя, переписка с которым прекращена	Обращение оставляется без рассмотрения по существу без уведомления об этом заявителя	Пункт 2 ст. 21 Закона об обращениях

Обратите внимание!

Копии ответов гражданам должны храниться вместе с книгой замечаний и предложений по месту ее ведения (п. 17 Положения № 285).

Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений и отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в т.ч. уведомлении о продлении срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений, должны быть внесены в книгу замечаний и предложений не позднее последнего дня срока рассмотрения изложенных в книге замечаний и предложений (часть вторая п. 14 Положения № 285).

Обратите внимание!

Отказ в приеме обращения, либо нарушение установленных сроков рассмотрения такого обращения, либо непринятие мер по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя влекут наложение штрафа в размере до 4 базовых величин (ч. 1 ст. 10.10 КоАП).

Когда следует выдать книгу заявителю

Организация, индивидуальный предприниматель обязаны предъявлять книгу замечаний и предложений по первому требованию заявителя (п. 2 ст. 24 Закона об обращениях).

При этом запрещается требовать от гражданина предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость внесения замечания и (или) предложения (п. 2 Положения № 285).

Обратите внимание!

Непредъявление книги замечаний и предложений по первому требованию гражданина влечет наложение штрафа в размере до 4 базовых величин (ч. 2 ст. 10.10 КоАП).

Сроки рассмотрения обращений

Фактически все внесенные в книгу замечания и (или) предложения должны быть рассмотрены в 15-дневный срок (п. 3 ст. 17 Закона об обращениях).

Справочно:

течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений и исчисляется в месяцах или календарных днях. Срок рассмотрения замечаний и (или) предложений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения замечаний и (или) предложений истекает в последний день этого месяца. Если последний день срока рассмотрения замечаний и (или) предложений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.

Замечания и (или) предложения, требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются не позднее 1 месяца.

Исключение составляют случаи, требующие совершения определенных действий (выполнения работ, оказания услуг) либо получения дополнительной информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок. В таких случаях заявителю в срок не позднее 1 месяца со дня, следующего за днем поступления обращения, направляется письменное уведомление о причинах превышения месячного срока и новых сроках рассмотрения обращения по существу (часть вторая п. 3 ст. 17 Закона об обращениях).

Что следует указывать в ответе на предложения и замечания

Если по результатам рассмотрения замечания и (или) предложения было принято решение о полном или частичном отказе в удовлетворении либо об оставлении обращения без рассмотрения по существу, заявителю должен быть направлен письменный ответ в установленные Законом об обращениях сроки.

Письменные ответы об отказе в удовлетворении замечания и (или) предложения должны содержать:

– обоснование и мотивировку ответа;

– порядок их обжалования;

– подпись руководителя организации, индивидуального предпринимателя или уполномоченного ими должностного лица.

Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, по которым было принято решение об отказе в удовлетворении, и отметка о направлении ответа гражданину также вносятся в книгу замечаний и предложений (п. 14 Положения № 285).

Документы:

Положение о порядке выдачи, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.03.2005 № 285 (Положение № 285, постановление № 285 соответственно).

Закон Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (Закон об обращениях).

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП).