Директор в отпуске или в командировке. Кто может исполнять его функции и как это оформить?

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска директору см. в рубрике «Правильный документ» на с. 33 журнала.

Образец приказа о возложении обязанностей директора см. в рубрике «Правильный документ» на с. 34 журнала.

У нас в гостях Елена Гадлевская, юрист.

Что обсудили:

1. Может ли директор подписывать документы в выходной день или находясь в отпуске.
2. Необходимо ли издавать приказ о возложении обязанностей директора на другого работника на время командировки директора.

– Директор находится в длительной командировке. Его заменяет заместитель, который заболел. Обязанности директора предполагается приказом возложить на главного инженера. Кто должен подписать приказ?

– Документы подписывает директор. Приказ о возложении обязанностей в данном случае не может быть издан. Полномочия действовать от имени организации могут быть переданы по доверенности. Поясним более подробно.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК). Таким образом, директор, находясь в командировке, исполняет свои должностные обязанности и временно отсутствующим работником не считается. А будучи при исполнении своих обязанностей, он может подписать любой документ (приказ, доверенность и т.п.).

Для оперативного обмена подписанными документами они могут быть высланы директором в адрес организации в электронном виде с последующей пересылкой оригиналов по почте.

Возложить исполнение обязанностей по штатной единице на другого работника как с освобождением от основной работы (временный перевод, ст. 32-1 ТК), так и без освобождения от нее (ст. 67 ТК) возможно, если эта единица вакантна либо постоянный работник временно отсутствует на работе. Как указано выше, во время командировки директор не считается временно отсутствующим работником. В связи с этим исполнение его обязанностей не может быть возложено на главного инженера в соответствии со ст. 67 ТК, а также главный инженер не может быть временно переведен на должность директора. Следовательно, издание приказа в данном случае не осуществляется.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительным документом организации. Руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности (п. 5 ст. 186 ГК). Таким образом, главному инженеру в рассматриваемом случае может быть выдана доверенность на совершение юридически значимых действий от имени организации.

– Может ли директор во время отпуска или в выходной день при необходимости подписывать документы?

– Вопрос является теоретически спорным. Рекомендуется для подписания документов отзывать директора из отпуска или привлекать к работе в выходной день.

Двоякий статус руководителя организации порождает разные мнения по рассматриваемому вопросу. С одной стороны, директор является исполнительным органом юридического лица, а с другой – работником организации. Гражданское законодательство наделяет исполнительный орган юридического лица соответствующими полномочиями с момента избрания до момента прекращения данных полномочий по решению высшего органа управления организации (общего собрания участников, единственного участника, собственника имущества унитарного предприятия и т.п.).

Под отпуском понимается освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей (ст. 150 ТК). Такое определение позволяет сделать вывод, что в период отпуска трудовые обязанности не исполняются. Приступить к трудовым обязанностям до окончания отпуска можно только на основании приказа об отзыве из трудового отпуска (ст. 174 ТК) или досрочном окончании социального отпуска.

В выходные дни трудовые обязанности также не исполняются, за исключением случаев привлечения к работе в выходной день согласно ст. 142–144 ТК.

Таким образом, во избежание сомнений в юридической полноценности документов, подписанных директором во время отпуска или в выходной день, рекомендуется для целей подписания документов и совершения иных юридически значимых действий оформлять отзыв директора из отпуска или привлечение его к работе в выходной день.

– Можно ли возложить обязанности руководителя на лицо, не являющееся работником организации, и если да, то на какой срок и в каких случаях?

– Возложить обязанности нельзя. Возможна выдача доверенности, срок действия которой определяется в соответствии с гражданским законодательством.

Возложение исполнения обязанностей временно отсутствующего работника является юридическим действием, относящимся к сфере трудовых отношений и осуществляемым в соответствии со ст. 67 ТК.

Лицу, не являющемуся сотрудником организации, может быть выдана доверенность за подписью руководителя в соответствии с п. 5 ст. 186 ГК. В доверенности необходимо указать конкретные юридические действия, на совершение которых уполномочен поверенный (заключение договоров, представление интересов организации в государственных органах и других организациях и т.п.).

Доверенностью уполномочиваются на совершение юридически значимых действий от имени организации ее участники (учредитель, собственник имущества и т.п.). Независимо от того, являются ли они работниками организации, действовать от ее имени они могут только по доверенности, выданной за подписью руководителя (п. 5 ст. 186 ГК). Например, если в организации, помимо руководителя, нет работников, однако требуется совершение сделки между организацией и ее руководителем, от имени организации может выступать ее участник (акционер, собственник имущества и т.п.) по доверенности.

Справочно:

срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения (п. 1 ст. 187 ГК). Однако после окончания срока действия одной доверенности может быть выдано неограниченное количество новых доверенностей, каждая из которых имеет срок действия, определяемый согласно п. 1 ст. 187 ГК.

– Директор одновременно является собственником имущества ЧУП. Какой документ (приказ либо решение) необходимо оформлять и какие формулировки использовать (приказываю, решил, убываю) директору для решения кадровых вопросов в отношении самого себя? Требуется ли вообще в таком случае оформлять кадровые документы?

– Директор, являющийся одновременно собственником имущества ЧУП, имеет статус исполнительного органа. В отношении себя как исполнительного органа он принимает решения, выступая в качестве собственника имущества ЧУП, по вопросам, отнесенным ст. 113 ГК и уставом к компетенции собственника (в частности, о возложении на себя и снятии с себя функций руководителя).

Положения гл. 18 ТК, устанавливающей особенности регулирования труда с руководителем организации, не распространяются на случаи, когда руководитель организации является единственным собственником имущества организации или индивидуальным предпринимателем (ст. 252 ТК).

Правоотношения руководителя-собственника организации и его организации оформляются приказом (решением) самого руководителя о выполнении полномочий директора без заключения трудового договора (с самим собой).

В данном случае в отношении такого руководителя, независимо от того, что трудовой договор (конт­ракт) не заключается, применяются общие нормы законодательства о труде, включая вопросы оплаты труда, предоставления отпуска, направления в служебную командировку и т.п. (https://www.mintrud.gov.by/ru/rukovoditeli_organizacij).

Если собственник имущества, возложив на себя функции руководителя, уходит в отпуск, ездит в командировки и т.п., все эти действия нужно оформлять кадровыми документами. Для руководителей организаций, действующих на основе единоначалия, такими документами являются приказы или распоряжения по личному составу.

Справочно:

приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4).

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (п. 94 Инструкции № 4).

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на 3 вида: по основной деятельности, личному составу, административно-хозяйственным вопросам.

Поскольку руководитель ЧУП действует на основе единоначалия, к издаваемым им распорядительным документам по личному составу, в т.ч. в отношении себя как работника организации, относятся приказы и распоряжения. Распорядительные слова должны точно обозначать предписываемое кадровое действие:

ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.п. Распорядительное слово ПРИКАЗЫВАЮ можно использовать, если приказ предписывает совершение разных кадровых действий (п. 99 Инструкции № 4).

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).