Предоставление трудовых отпусков: 10 ошибок и ответственность

Образец предложения об отзыве из трудового отпуска см. в рубрике «Правильный документ» на с. 31 журнала.

Образец заявления работника о согласии на отзыв из трудового отпуска см. в рубрике «Правильный документ» на с. 32 журнала.

Образец приказа об отзыве из трудового отпуска см. в рубрике «Правильный документ» на с. 32 журнала.

О чем статья:

• приводятся наиболее распространенные ошибки, допускаемые при предоставлении основных трудовых отпусков, а также ответственность за их совершение.

ТК предусматривает два вида отпусков: трудовые и социальные (часть вторая ст. 150 ТК). Трудовые отпуска, в свою очередь, разделяются на основной и дополнительные.

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, допускаемые при предоставлении основных трудовых отпусков, а также ответственность за их совершение.
 

Ошибка 1. В организации не составляется график отпусков

Наниматель независимо от формы собственности обязан утвердить не позднее 5 января график трудовых отпусков на текущий календарный год (части первая, вторая ст. 168 ТК).

Обратите внимание!

При наличии в организации профсоюза график трудовых отпусков, во-первых, согласовывается с профсоюзом, а во-вторых, может утверждаться в иной срок, установленный коллективным договором, соглашением либо согласованный с профсоюзом.

График отпусков является локальным правовым актом организации, обязательным для исполнения как нанимателем, так и каждым работником.

Рекомендуемая форма графика отпусков приведена в УСОРД. Эта форма включает следующие графы: табельный номер; фамилию, имя, отчество (если таковое имеется); должность (профессию); месяц по графику фактически; основание изменения графика.

Нанимателем могут быть предусмотрены в графике отпусков и иные графы, например для росписи работника об ознакомлении с графиком, что позволит избежать ошибки 4.

Вопрос о том, следует ли в графике отпусков указывать только месяц ухода в отпуск или точную дату начала отпуска, ТК не урегулирован и решается по усмотрению нанимателя. Однако для исключения в будущем споров о дате начала отпуска, по мнению автора, правильно поступают те наниматели, которые указывают в графике точную дату начала отпуска (это избавит от ошибки 5).

Ошибка 2. При составлении графика трудовых отпусков не соблюдаются требования ТК об обязанности нанимателя учитывать желание определенных категорий работников о времени предоставления отпуска

Статьей 168 ТК предусмотрены 10 категорий работников (например, лица моложе 18 лет), которым наниматель обязан запланировать отпуск по желанию работника в летнее или другое удобное время, а также 6 категорий работников, которым трудовой отпуск предоставляется в определенный период (например, работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе).

Ошибка 3. Дата начала отпуска определяется без учета договоренности с работником

Наниматель обязан учитывать интересы работника при определении даты начала трудового отпуска и решать этот вопрос не произвольно, а по договоренности с работником (часть третья ст. 168 ТК).

На практике эта договоренность реализуется через указание согласованного периода отпуска в графике отпусков. Для того чтобы у сторон не было необходимости доказывать то, что такая договоренность имела место, в графике трудовых отпусков, по мнению автора, рекомендуется указывать точную дату начала отпуска.

Ошибка 4. График отпусков не доводится до сведения работников организации

График отпусков наниматель обязан довести до сведения всех работников (часть вторая ст. 168 ТК). В какой форме это необходимо сделать (устной или письменной), ТК умалчивает. На практике часто график отпусков вывешивается на стенде организации в общедоступном месте, что подразумевает возможность каждого работника ознакомиться с графиком.

Однако, по мнению автора, правильно поступают те наниматели, которые предусматривают в графике отпусков дополнительную колонку с росписью работника об ознакомлении с графиком, что позволит в будущем исключить возможные споры.

Ошибка 5. Наниматель не уведомляет работника о начале трудового отпуска

Наниматель обязан уведомить работника о начале трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).

Обратите внимание!

Уведомление не требуется в случаях, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем.

Форму уведомления ТК не предусматривает. По мнению автора, для избежания доказывания того, что уведомление имело место, его следует производить в виде письменного документа с объявлением под роспись работнику.

ТК не предусматривает обязательную подачу работником заявления о предоставлении ему предусмотренного графиком отпуска, однако многие наниматели практикуют написание работниками таких заявлений как подтверждение согласования с работником даты начала отпуска.

Ошибка 6. Неправильно определяется продолжительность трудового отпуска

Продолжительность основного отпуска не может быть менее 24 календарных дней, что является обязательным для всех нанимателей (ст. 155 ТК).

Из этого правила есть исключение. Например, обязанные лица, трудоустроенные по судебному постановлению о трудоустройстве, имеют право на основной трудовой отпуск продолжительностью 7 календарных дней (часть восьмая п. 14 Декрета № 18).

Также в установленных законодательством случаях продолжительность основного отпуска может быть более 24 календарных дней. Например, для инвалидов продолжительность такого отпуска составляет 30 календарных дней.

Продолжительность отпусков исчисляется в календарных днях. При этом государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 151 ТК). В данной норме речь идет только о государственных праздниках и праздничных днях, установленных и объявленных Президентом Республики Беларусь нерабочими. Таких дней в настоящее время в календарном году десять (п. 3 Указа № 157).

Дни, на которые приходятся иные государственные праздники и праздничные дни (общереспубликанские, религиозные, профессиональные и др.), а также памятные даты включаются в число календарных дней трудового отпуска на общих основаниях.

Ошибка 7. Неправильно определяется рабочий год, за который предоставляется отпуск

Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, ‒ это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст. 163 ТК).

Например, работник принят на работу 02.06.2022. Рабочий год для его отпуска определяется с 02.06.2022 по 01.06.2023.

В рабочий год включаются фактически отработанное время, иные периоды, указанные в ст. 164 ТК, а также другие периоды, в отношении которых предусмотрено включение их рабочий год в соответствии с законодательством или коллективным договором.

Так, к числу этих периодов относится время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года.

Если сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время (ст. 165 ТК).

Например, в течение рабочего года с 12.01.2021 по 11.01.2022 работник  находился в отпуске без сохранения заработной платы 24 дня. Рабочий год в этом случае сдвигается на 10 дней (24 – 14 = 10) и исчисляется с 12.01.2021 по 21.01.2022. С учетом этого следующий рабочий год будет определяться с 22.01.2022 по 21.01.2023.

Ошибка 8. Нарушаются правила предоставления трудового отпуска за первый рабочий год

По общему правилу трудовой отпуск за первый рабочий год предоставляется не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.

Так, до истечения 6 месяцев работы наниматель обязан предоставить трудовые отпуска 9 категориям работников (например, лицам моложе 18 лет), а также в других случаях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Также допускается предоставление отпуска пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней (часть четвертая ст. 166 ТК).

Ошибка 9. Наниматель нарушает требование о ежегодном предоставлении трудового отпуска и право работника на перенос или продление трудового отпуска

Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года, т.е. ежегодно (ст. 170 ТК).

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику может негативно отразиться на нормальной деятельности организации, допускается с согласия работника перенос части его отпуска на следующий рабочий год. При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года.

Обратите внимание!

Запрещается непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы.

Переносимая часть отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

При наступлении определенных обстоятельств, указанных в части первой ст. 171 ТК, например временной нетрудоспособности, трудовой отпуск может быть перенесен или продлен.

Обратите внимание!

Перечень оснований для переноса или продления отпуска не является исчерпыва­ющим и может дополняться с согласия сторон, а также в других случаях, преду­смот­ренных законодательством или коллективным договором.

Если причины, указанные в части первой ст. 171 ТК, наступили:

‒ во время отпуска, он продлевается на соответствующее число дней или по желанию работника переносится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года;

‒ до начала отпуска, отпуск переносится на другое время текущего рабочего года, согласованное между нанимателем и работником.

Работник обязан сообщить нанимателю об обстоятельствах, препятствующих использованию отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска (часть четвертая ст. 171 ТК).

Ошибка 10. Нарушаются требования ТК о разделении трудового отпуска на части, а также об отзыве из отпуска

При разделении трудового отпуска на части должны быть соблюдены следующие правила, установленные частью первой ст. 174 ТК:

‒ разделение отпуска осуществляется по договоренности между работником и нанимателем, что предполагает наличие соответствующих заявления работника и приказа нанимателя;

‒ одна из частей отпуска (любая) не должна быть менее 14 календарных дней, что является гарантией обеспечения права работника на отдых;

‒ отпуск может быть разделен на две части, а также иное количество частей, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением.

То есть количество частей, на которое возможно разделение от­пуска, теоретически может быть любым при соблюдении двух ограничений:

‒ одна из частей не может составлять менее 14 календарных дней;

‒ количество частей, на которые возможно разделение отпуска, должно быть указано в коллективном договоре, соглашении.

Отозвать работника из отпуска можно лишь с его согласия. В случае отзыва из отпуска компенсировать деньгами не использованную в связи с отзывом часть отпуска можно лишь при условии использования работником в текущем рабочем году не менее 14 календарных дней трудового отпуска.

Обратите внимание!

Работников моложе 18 лет, работников, имеющих право на дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы, отзывать из отпуска запрещено (часть пятая ст. 174 ТК).

Ответственность за нарушения

За нарушение порядка предоставления отпусков, предусмотренного ТК, возможно наступление для виновных должностных лиц нанимателя ответственности:

– дисциплинарной – в соответствии со ст. 198‒201 ТК;

– административной – по ч. 6 ст. 10.12 КоАП, санкция которой преду­сматривает штраф в размере от 2 до 20 базовых величин.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденная приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).

Декрет Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях» (Декрет № 18).

Указ Президента Республики Беларусь от 26.03.1998 № 157 «О государственных праздниках, праздничных днях и памятных датах в Республике Беларусь» (Указ № 157).

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (КоАП).