Как обрабатывать персональные данные в сфере трудовых отношений: НЦЗПД дал рекомендации

Главное в статье:

• разъясняются практические ситуации, связанные с получением (отсутствием необходимости получения) согласия на обработку персональных данных работников и кандидатов на трудоустройство.

В Рекомендациях НЦЗПД содержатся разъяснения по обработке персональных данных соискателей на трудоустройство, работников при оформлении трудовых отношений и в процессе трудовой деятельности, близких родственников (членов семьи) работника, а также вопросы предоставления персональных данных работника (в т.ч. бывшего) третьим лицам.

Рассмотрим некоторые из них.

Обработка персональных данных соискателей на трудоустройство

Основания обработки персональных данных соискателя на трудоустройство зависят от способа подачи информации, содержащей персональные данные, потенциальному нанимателю.

Вариант 1. Направление резюме на электронную почту потенциального нанимателя.

В данном случае необходимо согласие претендента на обработку резюме. То есть наниматель, получивший резюме, должен, например, отправить претенденту письмо на электронную почту, с которой получено резюме, с информацией о необходимости дачи согласия претендента на его обработку. В противном случае резюме подлежит удалению.

Вариант 2. Направление резюме нанимателю в письменной форме с подписью претендента (либо передача его в ходе личного приема).

Как указано в Рекомендациях НЦЗПД, порядок работы с резюме во втором варианте зависит от используемого алгоритма его обработки. Отметим сразу, что согласие субъекта персональных данных не потребуется, так как документ подписан лично субъектом персональных данных (абзац 16 ст. 6 Закона № 99-З).

Если информация из резюме не вносится в картотеки, базы данных и т.д., то такая обработка вообще не подпадает под действие Закона № 99-З. Если полученные от соискателей резюме группируются по определенным критериям или вносятся в информационные ресурсы (системы, базы данных), то эти действия подпадают под предмет регулирования Закона № 99-З.

Вариант 3. Заполнение анкеты на сайте нанимателя.

В данном случае наниматель (оператор) должен:

– получить согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных, например, посредством проставления соответствующей отметки на интернет-ресурсе;

– предоставить субъекту персональных данных необходимую информацию, содержащую в т.ч. перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие субъекта персональных данных, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных, срок, на который дается согласие субъекта персональных данных.

Следует также помнить, например, об исключении избыточности обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки, обеспечении соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям их обработки. НЦЗПД отмечает, что довольно распространены нарушения, когда наниматель посредством резюме осуществляет сбор данных о кандидате, которые не имеют отношения к выполнению планируемой работы (например, сбор информации о его родственниках, размере заработной платы на предыдущем месте работы, указание идентификационного номера, если это не предусмотрено законодательством).

Обратите внимание!

Запрещается передавать резюме кандидата без его согласия третьим лицам, в т.ч. другим нанимателям, если иное не вытекает из содержания резюме.

Обработка персональных данных при оформлении трудовых (служебных) отношений

Согласие субъекта персональных данных на обработку персональных данных, в т.ч. специальных персональных данных, не требуется при оформлении трудовых (служебных) отношений в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой ст. 6 и абзац третий п. 2 ст. 8 Закона № 99-З). Такими случаями, предусмотренными законодательством, например, являются:

– согласование на должность (ст. 48 Закона № 108-З);

– представление документов при приеме на работу. Например, декларацию о доходах и имуществе обязаны представлять лица, поступающие на государственную службу (ст. 30 Закона № 305-З), медицинскую справку о состоянии здоровья – лица моложе 18 лет; лица, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда и т.д.;

– представление характеристики с предыдущего места работы. Право на запрос характеристики является правом нанимателя, предусмотренным законодательством (часть третья ст. 26 ТК). Однако при приеме на работу в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, наниматель обязан запрашивать характеристику (п. 11 Декрета № 5).

В вышеперечисленных и иных подобных случаях получение согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных не требуется.

Так как в рассматриваемых ситуациях обработка персональных

данных осуществляется в силу законодательства, то согласно Рекомендациям НЦЗПД наниматель не вправе прекратить обработку персональных данных и осуществить их удаление при поступлении от субъекта соответствующего требования. Это обусловлено тем, что у нанимателя есть обязанность соблюдать требования о хранении документов (в т.ч. о приеме на работу), предусмотренных Законом № 323-З и постановлением № 140, принятым в его развитие.

Обработка персональных данных в процессе трудовой деятельности

Приведем некоторые вопросы, возникающие при применении Закона № 99-З.

1. Необходимо ли согласие при размещении информации о работниках на интернет-сайтах организаций?

Согласно Рекомендациям НЦЗПД размещение информации о работниках на сайте организации без их согласия на основании абзаца восьмого ст. 6 Закона № 99-З возможно:

1) в объеме, предусмотренном законодательством. В качестве примера можно привести требования о размещении на интернет-сайте информации о руководителе государственного органа и организации (должность, фамилия, собственное имя, отчество, номер служебного телефона);

2) для рациональной организации труда работника. Например, размещение информации об HR-специалистах, специалистах по работе с клиентами и других работниках, в должностные обязанности которых входит активное контактирование с широким кругом лиц.

2. Должны ли работники подписывать обязательство о неразглашении персональных данных?

Законом № 99-З подписание работниками обязательства о неразглашении персональных данных не предусматривается.

Кроме того, как поясняет НЦЗПД, трудовым законодательством установлена дисциплинарная ответственность не за разглашение, а за нарушение работником порядка обработки персональных данных. Поэтому в случае разглашения персональных данных привлечение работника к дисциплинарной ответственности за нарушение порядка обработки персональных данных осуществляется независимо от того, было ли подписано обязательство о неразглашении персональных данных.

Поэтому получение от работников обязательства о неразглашении приведет лишь к появлению дополнительного, не основанного на законодательстве документа, содержащего персональные данные работника.

Обратите внимание!

Обязанность соблюдения положений законодательства о персональных данных и принятых в соответствии с ним локальных правовых актов оператора целесообразно закрепить в должностных инструкциях работников.

3. Что необходимо учитывать относительно даты рождения и номеров телефонов работника?

При приеме на работу информация о дате рождения в обязательном порядке заполняется в личном листке по учету кадров, так как его форма утверждена законодательством. Эта личная информация предоставляется нанимателю исключительно для целей трудовых отношений и используется без согласия работника, например, для предоставления гарантий, предусмотренных коллективным договором (выплата материальной помощи на юбилей), для пенсионного обеспечения и т.д.

Справочно:

обработка таких персональных данных, как номер телефона работника, может осуществляться без согласия работника, но только непосредственно оператором без распространения или представления данной информации, если иное не предусмотрено законодательными актами (и только если работник входит в категорию лиц, в отношении которых требуется ведение личного дела).

При этом, как разъясняет НЦЗПД, на случаи, например, поздравления работника коллегами действие Закона № 99-З не распространяется. Основания для получения сведений о днях рождения работников для таких целей в кадровой службе без согласия работника отсутствуют. Данные сведения могут быть получены только у самого работника.

Что касается номера телефона, то графа о телефоне работника также предусмотрена формой личного листка по учету кадров. Обработка таких персональных данных, как номер телефона работника (домашний или личный мобильный), может осуществляться без согласия работника, но только непосредственно оператором без распространения или предоставления данной информации иным лицам, если иное не предусмотрено законодательными актами (и только если работник входит в категорию лиц, в отношении которых требуется ведение личного дела).

Предоставление персональных данных работника третьим лицам

Если предоставление персональных данных работника в процессе его трудовой деятельности предусмотрено законодательством, то оно осуществляется без согласия работника.

Например, законодательством о воинском учете предусмотрена обязанность представлять необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, законодательством о пенсионном обеспечении – обязанность нанимателей представлять в органы, осуществляющие пенсионное обеспечение, необходимые для назначения пенсий документы, а также сведения о приеме пенсионеров на работу (их увольнении).

Справочно:

порядок и сроки хранения личных дел работников регламентированы Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.

Если законодательством предусмотрено представление сведений, содержащих персональные данные уволенных работников, то оно осуществляется также без согласия.

Запрос на предоставление персональных данных должен содержать:

– правовые основания для запроса. Если они не указаны, то необходимо получить согласие субъекта на предоставление персональных данных третьим лицам;

– цель обработки;

– содержание и объем запрашиваемых персональных данных;

– копию согласия субъекта (если оно является основанием для обработки персональных данных).

Документы:

Рекомендации Национального центра защиты персональных данных Республики Беларусь об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью от 18.01.2022 (Рекомендации НЦЗПД).

Закон Республики Беларусь от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» (Закон № 99-З).

Закон Республики Беларусь от 04.01.2010 № 108-З «О местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь» (Закон № 108-З).

Закон Республики Беларусь от 15.07.2015 № 305-З «О борьбе с коррупцией» (Закон № 305-З).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (Декрет № 5).

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 323-З).

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Респуб­лики Беларусь» (постановление № 140).