Факсимиле: на каких документах можно ставить?

Из статьи узнаете:

• можно ли использовать факсимиле при подписании договоров и первичных учетных документов и как регламентировать его использование.

Что такое факсимиле?

Законодательством не предусмотрено понятие «факсимиле». На практике факсимиле представляет собой точное воспроизведение собственноручной подписи на документе, изготавливаемое в виде штампа, оттиском которого является аналог чьей-либо подписи.

В каких случаях можно использовать факсимиле?

Порядок использования факсимиле законодательством не установлен и регулируется локальными правовыми актами (ЛПА) организаций.

Само по себе наличие факсимиле на документе не подтверждает выражение воли лица подписать документ (заключить сделку и т.д.).

В связи с этим в организациях, использующих факсимиле, целесообразно:

– утвердить конкретное должностное лицо либо перечень должностных лиц организации, которые вправе проставлять факсимиле руководителя организации и которое отвечает за сохранность факсимиле, а также работника в случае временного отсутствия ответственного лица. Сделать это можно в ЛПА либо путем издания отдельного приказа. Это позволит минимизировать возможность несанкционированного использования факсимиле другими лицами;

– утвердить исчерпывающий перечень документов организации, на которых допускается проставление факсимиле.

Условия использования факсимиле при подписании договоров

Сделка в простой письменной форме должна быть совершена путем составления текстового документа, включая документ в электронном виде (в т.ч. электронный документ), выражающего ее содержание, который подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами собственноручно либо с использованием средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что соответствующий текстовый документ подписан лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами (факсимильное воспроизведение собственноручной подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронная цифровая подпись или другой аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию соответствующих лица или лиц), и не противоречит законодательству и соглашению сторон (п. 1 ст. 161 ГК).

Использование факсимильного воспроизведения подписи, если это не противоречит законодательству и соглашению сторон, допускается также нормой части первой п. 2 ст. 404 ГК.

Таким образом, ГК четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки и договоры, и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись уполномоченного лица можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

– законом;

– соглашением сторон.

Кроме того, документы, подписанные аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств с соблюдением требований, установленных ХПК, иным законодательством или договором к данному виду доказательств (часть вторая ст. 84 ХПК).

Факсимиле может быть использовано при совершении сделок или заключении договоров только при наличии соглашения сторон. Такое соглашение выражается путем:

– либо включения в договор условия об использовании факсимиле (при этом договор, в который включено условие об использовании факсимиле, должен быть подписан собственноручными подписями сторон);

– либо заключения дополнительного соглашения к действующему договору, также собственноручно подписанного сторонами.

В этом случае факсимиле будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись уполномоченных лиц.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом (часть первая ст. 18 ТК).

Таким образом, ГК допускает использование факсимиле в гражданско-правовых отношениях, в частности при заключении договоров (поставки, подряда и т.д.). Трудовое законодательство не допускает использование факсимиле при заключении трудовых договоров (контрактов).

Можно ли использовать факсимиле подписи при подписании первичных учетных документов?

Оформление первичных учетных документов должно соответствовать требованиям, установленным п. 2 ст. 10 Закона о бухучете. В частности, первичные учетные документы должны содержать должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи. Таким образом, по общему правилу, применение факсимиле на первичных учетных документах не допускается.

Однако установленные законодательством о бухгалтерском учете и бухгалтерской и (или) финансовой отчетности требования, предъявляемые к форме, содержанию и порядку оформления первичных учетных документов, не распространяются на хозяйственные операции резидентов Парка высоких технологий, совершаемые ими с нерезидентами Республики Беларусь. Так, при оформлении первичных учетных документов резидентами Парка высоких технологий допускается использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи (часть четвертая п. 20 Положения о ПВТ).

Документы:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Хозяйственный процессуальный кодекс Республики Беларусь (ХПК).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухучете).

Положение о Парке высоких технологий, утвержденное Декретом Президента Республики Беларусь от 22.09.2005 № 12 (Положение о ПВТ).