Кто в организации должен работать с просроченной дебиторской задолженностью: бухгалтер или юрист?

Главное в статье:

• как организовать работу с просроченной дебиторской задолженностью, чтобы она была наиболее эффективной.

Проблема

Как бы тщательно организации не подходили к проверке добросовестности своих контрагентов, задолженности все равно возникают. На практике распространено мнение, что работой с должниками и ликвидацией долгов должна заниматься бухгалтерия, так как именно она работает с финансовыми документами и контролирует движение денежных средств. Но есть и противоположная точка зрения: раз возникла такая задолженность, значит, это уже проблема юристов, поскольку в их должностные обязанности входят составление претензий, подача исков и т.п.

В статье мы покажем, какую роль выполняет каждый из этих специалистов в процессе взыскания просроченной дебиторской задолженности и как они должны взаимодействовать, чтобы выстроить эффективный процесс.

Справочно:

дебиторская задолженность – совокупность долгов, которые причитаются организации от физических или юридических лиц в результате финансово­хозяйственных отношений с ними. Просроченная дебиторская задолженность – задолженность, не погашенная в сроки, установленные договорами или законодательством.

Выявление просроченной дебиторской задолженности

Каждая организация обязана контролировать дебиторскую задолженность, а контроль этот осуществляется в первую очередь бухгалтером. Все первичные учетные документы представляются в бухгалтерию, которая должна своевременно провести их по бухгалтерскому учету. Поэтому именно бухгалтер имеет возможность сразу же выявить просроченную дебиторскую задолженность.

В текущую деятельность бухгалтера входит контроль дебиторской задолженности в целом для того, чтобы не пропустить момент, когда дебиторская задолженность становится просроченной.

Ежегодно проводится инвентаризация всех расчетов с поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами, при которой определяется сумма дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная на 1 ноября отчетного года, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, и составляется акт сверки расчетов с должниками (п. 63 Инструкции № 180).

Если организация работает с длительными многоэтапными договорами, это целесообразно делать ежемесячно.

Акт сверки взаимных расчетов

Составлением акта сверки, как правило, занимаются специалисты бухгалтерской службы. Оформляется акт в произвольной форме, так как он не относится к первичным учетным документам и не должен содержать реквизиты, предусмотренные в ст. 10 Закона о бухгалтерском учете.

Рекомендация

В акт сверки расчетов целесообразно включить:

• перечисление первичных документов, в которых подтверждаются размер задолженности и период ее возникновения (ТТН, счета-фактуры и т.п.);
• ссылку на номер и дату платежных документов поступившей оплаты от должника;
• указание суммы задолженности на конкретное число;
• номер и дату договора как основание возникновения обязательств по оплате;
• запись о том, что должник факт наличия задолженности признает, а также о том, что подписанный должником акт должен быть возвращен кредитору в течение определенного времени, а в случае невозврата задолженность считается подтвержденной.

Акт сверки взаимных расчетов как документ, свидетельствующий определенные финансовые обязательства, должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером (если таковой имеется в организации).

Обращаем внимание, что акт сверки взаиморасчетов может служить основанием для прерывания 3-летнего срока исковой давности (ст. 204 ГК). Иными словами, в тех случаях, когда должник подписывает акт сверки расчетов, задолженность по которым не превышает 3-летнего срока, он считается признавшим свои долговые обязательства – и с даты подписания такого акта срок исковой давности начинает исчисляться заново.

Таким образом, просроченная дебиторская задолженность должна быть своевременно выявлена. Для этого в конце каждого месяца бухгалтерия сообщает в юридический отдел (или руководителю, если в организации нет юристов) сведения о просроченной дебиторской задолженности. По каждому такому обязательству бухгалтер составляет акт сверки расчетов и предъявляет для подписания должнику.

Справочно:

общий срок исковой давности составляет 3 года, но для отдельных требований могут устанавливаться специальные сроки исковой давности (ст. 198 ГК). Так, по задолженностям, вытекающим из международного договора купли­продажи товаров, срок исковой давности составляет 4 года (ст. 8 Конвенции об исковой давности в международной купле-­продаже товаров от 14.06.1974).

Юристы на этом этапе приступают к досудебной работе. Они также могут помочь бухгалтеру убедить должника в случае, если он уклоняется от подписания акта сверки расчетов.

Роль бухгалтера в досудебном урегулировании задолженности

Как правило, на этапе подписания акта сверки расчетов и при возникновении спорной ситуации стороны пытаются разрешить конфликт путем устных переговоров. Такие переговоры первоначально проводит бухгалтер, так как он выставляет должнику акт сверки расчетов.

В некоторых организациях бухгалтерию обязывают выставлять должнику сразу и претензию. Считаем такую практику неправильной, так как автоматическое выставление претензии уже не раз приводило к серьезным ссорам с организацией-должником, которая должником себя не считает. Здесь важны индивидуальный подход и переговоры.

Роль юриста в досудебном урегулировании задолженности

Разумное начало решения вопроса с возникшей задолженностью – попробовать договориться о возврате долга мирным путем. Начать судебные тяжбы можно успеть всегда, а вот дружественные партнерские отношения сохранить после судебного разбирательства порой невозможно. Поэтому лучший способ напомнить контрагенту о его долге – позвонить или направить письмо и договориться о встрече (в т.ч. онлайн).

Как правило, такого рода переговоры предполагают урегулирование вопроса задолженности путем взаимных уступок, поэтому они должны проводиться на уровне сотрудников с правом принятия решений. Это могут быть как руководители и их заместители, так и менеджеры, которым такое право делегировано руководством.

Юристы в этом процессе подключаются уже на стадии письменного закрепления достигнутых договоренностей.

Медиация

Еще одной досудебной «опцией» является заключение медиативного соглашения. Для этого потребуется обратиться к медиатору. В случае неисполнения медиативного соглашения в добровольном порядке можно будет обратиться в экономический суд за выдачей исполнительного документа на принудительное исполнение (п. 4 ст. 15 Закона о медиации).

Юристы могут участвовать как при проведении самой процедуры медиации (например, приводить правовые аргументы относительно тех или иных уступок), так и на стадии закрепления достигнутых договоренностей в медиативном соглашении.

Судебное и внесудебное взыскание просроченной дебиторской задолженности

Если вернуть долг в процессе переговоров не получилось, единственным вариантом дальнейших действий является принудительное взыскание, где уже в полную силу вовлекаются юристы.

В первую очередь можно рекомендовать проверить доступную информацию о контрагенте с целью оценки целесообразности дальнейших шагов по принудительному взысканию. В частности, следует проверить сведения о том, находится ли контрагент в процессе ликвидации (банкротства), его финансовую отчетность (если она обязательна к раскрытию), участвует ли он в каких-либо судебных спорах, открыты ли в его отношении исполнительные производства, есть ли у него задолженность по уплате налогов, а также другие сведения, позволяющие определить его финансовое состояние.

Справочно:

такую информацию можно найти на специализированных сайтах, например*:

http://www.justbel.info/Liquidation/FindMyRequest

http://bankrot.gov.by/

http://www.nalog.gov.by/ru/Information_about_the_business_partner

http://www.kartoteka.by

Далее следует выбрать наиболее подходящую процедуру взыскания. Действующее законодательство предоставляет несколько способов:

• по исполнительной надписи нотариуса (внесудебный);
• в порядке приказного производства (судебный);
• в порядке искового производства (судебный).

Обращение к нотариусу за совершением исполнительной надписи ‒ наиболее быстрый и малозатратный по расходам способ. Как правило, ее можно получить в течение 1 дня. Нотариальный тариф составит не более 10 базовых величин. Но для данной процедуры необходимы подлинники основных документов (контракта, документов, подтверждающих передачу товаров, выполнение работ, оказание услуг), а также документ, подтверждающий признание должником суммы задолженности. Перечень документов, по которым взыскание производится по исполнительной надписи, установлен постановлением № 1737.

Если получить исполнительную надпись по каким-то причинам невозможно (например, есть копии коммерческих документов, подписанных в сканах, но нет подлинников), но при этом задолженность носит бесспорный характер, целесообразно обращаться в суд с заявлением в порядке приказного производства.

Такое заявление рассматривается судом в течение 20 рабочих дней с даты его поступления, а госпошлина составляет от 2 до 7 базовых величин в зависимости от взыскиваемой суммы.

При этом необходимо учитывать, что в приказном производстве могут быть рассмотрены только бесспорные требования. Если должник представит отзыв с мотивированными возражениями, то суд откажет во взыскании задолженности. В таком случае необходимо будет обращаться в исковое производство.

Исковое производство – наиболее длительная и затратная процедура. Как правило, исковое заявление рассматривается в течение нескольких месяцев. Если сумма долга более 100 базовых величин, то госпошлина рассчитывается в процентном отношении от взыскиваемой суммы, если менее, то госпошлина составит фиксированные 25 базовых величин.

В целом можно отметить, что обращаться сразу в исковое производство имеет смысл лишь тогда, когда есть спор. Например, должник оспаривает сумму долга либо не платит, ссылаясь на некачественность товара, невыполнение вами каких-либо встречных обязательств и т.п.

Погашение задолженности перед бюджетом за счет дебиторов

В результате непоступления или несвоевременного поступления денежных средств от контрагента у организации может возникнуть задолженность по платежам в бюджет, что в свою очередь повлечет дополнительную обязанность уплаты штрафа и пеней. Погасить такую задолженность возможно за счет средств дебиторов. Следует учитывать, что прибегнуть к данному способу можно только при отсутствии денежных средств на текущих (расчетных) счетах организации-кредитора.

Погашение налоговых платежей за счет средств дебитора

Если у налогоплательщика отсутствуют денежные средства на счетах, то он может погасить такую задолженность за счет средств дебитора (ст. 64 НК).

Для этого бухгалтер организации не позднее 5 рабочих дней со дня возникновения задолженности по уплате налогов, сборов (пошлин), пеней представляет в налоговый орган перечень дебиторов с указанием суммы дебиторской задолженности, а также копии документов (например, договоры, акты выполненных работ, накладные, платежные документы, регистры бухгалтерского учета и др.), подтверждающих факт наличия дебиторской задолженности и истечение срока исполнения обязательств дебиторов перед плательщиком (подп. 1.5 п. 1 ст. 22 НК).

Обращаем внимание, что решение о взыскании налога, сбора (пошлины), пеней за счет средств дебитора не принимается в отношении дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Погашение взносов кредитора в ФСЗН за счет средств дебиторов

Аналогично за счет средств дебитора организация может погасить задолженность по выплатам в ФСЗН. Так же, как и в случае с погашением налоговых платежей, задолженность по выплатам в ФСЗН возможно погасить за счет средств дебитора, только если у самого плательщика нет необходимых денежных средств на счете.

Справочно:

условия, при которых неуплата или неполная уплата налогов не считаются административными правонарушениями, закреплены п. 2 примечания к ст. 13.6 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Для этого бухгалтер подает в свой районный ФСЗН заявление с указанием дебитора, суммы, причитающейся по не исполненным им обязательствам на день подачи заявления в органы ФСЗН, и его банковских реквизитов (п. 22 Положения об уплате страховых взносов).

Обращаем внимание, что при наличии судебного спора между плательщиком и его дебитором о сумме задолженности списание денежных средств со счетов, электронных денег с электронных кошельков дебитора не производится!

Предъявление к исполнению исполнительных документов

Не только судебные споры, но и споры, закончившиеся «мирным» путем (медиативным или мировым соглашением), могут обернуться необходимостью принудительного исполнения достигнутого соглашения. Результатом любой из процедур взыскания (за исключением погашения задолженности перед бюджетом за счет средств дебитора) является получение исполнительного документа, который в дальнейшем необходимо предъявить к исполнению для реального получения денежных средств на свой расчетный счет.

Предъявление к исполнению исполнительного документа осуществляется:

1. путем предъявления в банке платежного требования для списания задолженности в бесспорном порядке. Как правило, эту работу может выполнить бухгалтер при помощи юристов (при необходимости);
2. через службу судебных исполнителей (исполнительное производство). Эта работа находится в ведении юридической службы организации.

С 2020 г. процесс списания денежных средств через банк был существенно упрощен в связи с созданием автоматизированной информационной системы исполнения денежных обязательств (АИС ИДО) на основе Указа № 414. Если ранее от взыскателя требовалось знать информацию о счете должника в конкретном банке, то теперь платежное требование выставляется в АИС ОДО, а система самостоятельно проверяет наличие и остаток по счетам должникам во всех банках и списывает задолженность автоматически.

Если же списать задолженность через АИС ИДО не получилось, то необходимо обращаться в отдел принудительного исполнения с заявлением о возбуждении исполнительного производства.

На данном этапе необходимо поддерживать связь с судебным исполнителем, регулярно проверять ход исполнительного производства и реагировать соответствующим образом (ходатайствовать о принятии мер по обеспечению, обжаловать действия (бездействие) судебного исполнителя и т.д.).

Резюме

Как видим, при взыскании просроченной дебиторской задолженности бухгалтерская и юридическая службы организации работают в постоянной связке и выполняют свои функции одновременно. Эффективную работу с должниками могут обеспечить только командная работа сотрудников и надлежащим образом налаженный процесс, который мы кратко представили в виде схемы.

Документы:

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (Инструкция № 180).

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-­З «О бухгалтерском учете и отчетности» (Закон о бухгалтерском учете).

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 58­-З «О медиации» (Закон о медиации).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 28.12.2006 № 1737 «Об утверждении перечня документов, по которым взыскание производится в бесспорном порядке на основании исполнительных надписей» (постановление № 1737).

Налоговый кодекс Республики Беларусь (НК).

Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40 (Положение об уплате страховых взносов).

Указ Президента Республики Беларусь от 16.10.2018 № 414 «О совершенствовании безналичных расчетов» (Указ № 414).