Характеристика содержит сведения о бывшем работнике. Как защищены персональные данные?

Образец заполненной характеристики см. в руб­рике «Правильный документ» на с. 31 журнала.

Образец сопроводительного письма к характеристике см. в руб­рике «Правильный документ» на с. 32 журнала.

Чем полезна статья:

• в статье разъясняются особенности составления характеристики на бывшего работника по запросу нового нанимателя и проблемные вопросы защиты персональных данных, содержащихся в такой характеристике.

Для чего нужна характеристика с предыдущего места работы?

При поиске кандидата на вакантную должность наниматель, как правило, располагает о потенциальном работнике только теми сведениями, которые последний самостоятельно укажет в своем резюме, разместит в социальных сетях (например, в LinkedIn) или расскажет в ходе собеседования. Однако не всегда такой информации бывает достаточно для принятия решения о найме.

Чтобы получить более подробную информацию о профессиональных и личных качествах потенциального сотрудника, нанимателю предоставлено право запрашивать на него характеристику с предыдущего места работы. А на нанимателей, являющихся государственными организациями, законодательством возложена обязанность запросить (часть вторая п. 11 Декрета № 5):

• характеристику с предыдущего места работы;
• характеристику из государственной организации, являвшейся местом работы в течение предшествующих 5 лет;
• сведения из единого государственного банка данных о право­нарушениях (в отношении кандидатов на руководящие должности).

Характеристика с предыдущего места работы: форма и содержание

Характеристика представляет собой официальный документ установленной формы, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, а также иную информацию (примечание к п. 9 Декрета № 5).

Форма характеристики утверждена постановлением № 585 и включает в себя следующие сведения о бывшем работнике:

– ФИО, дата рождения;

– образование, должность (профессия), которую занимал работник у бывшего нанимателя, период работы в указанной должности (профессии), стаж работы в организации;

– профессиональные, деловые (компетентность, работоспособность, исполнительность и т.д.) и моральные (ответственность, порядочность, тактичность и т.д.) качества;

– участие работника в общественной жизни коллектива, его взаимодействие с нанимателем и профсоюзом по решению актуальных вопросов деятельности (а для государственных организаций – также сведения об отношении к государственным и общественным институтам, конституционному строю, а также о совершавшихся действиях против порядка управления и общественной безопасности, наличии антигосударственных проявлений работника на рабочем месте);

– сведения о привлечении работника к дисциплинарной, материальной и иной ответственности.

Характеристика должна быть подписана уполномоченным должностным лицом организации, ее выдавшей (руководителем, заместителем руководителя и т.д.), и скреплена печатью, если организация использует печать.

Характеристика и персональные данные работника

В характеристике содержатся персональные данные бывшего работника (ФИО, дата рождения, должность и т.д.). В связи с этим бывший и потенциальный наниматели в рамках запроса о представлении характеристики осуществляют обработку персональных данных и соот­ветственно выступают в качестве оператора персональных данных (абзац восьмой ст. 1 Закона № 99-З).

При этом отметим, что обработка персональных данных должна осуществляться в соответствии с общими требованиями, установленными законодательством о защите персональных данных:

– ограничение обработки персональных данных конкретными, заранее заявленными целями;

– соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям их обработки, исключение избыточности обрабатываемых персональных данных по отношению к заявленным целям их обработки;

– хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки;

– обработка персональных данных должна носить прозрачный характер.

Нужно ли получать согласие работника на подготовку, представление и получение характеристики?

По общему правилу обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных (п. 3 ст. 4 Закона № 99-З). Отступления от общего правила предусмотрены в ст. 6 и 8 Закона № 99-З, которые исключают необходимость получения согласия в некоторых ситуациях, в т.ч. при оформлении трудовых (служебных) отношений и обработки персональных данных в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством.

Справочно:

см. также Рекомендации об обработке персональных данных в связи с трудовой (служебной) деятельностью, разработанные Национальным центром защиты персональных данных Респуб­лики Беларусь (https://cpd.by/pravovaya-osnova/metodologicheskiye-dokumenty-rekomendatsii/).

Так как право (обязанность – для государственных организаций) запрашивать и обязанность представлять характеристику предусмотрены законодательными актами, обработка персональных данных в этом случае осуществляется без согласия работника в силу требований законодательства.

Может ли работник самостоятельно запросить характеристику при увольнении?

С точки зрения законодательства основанием для представления характеристики по форме, установленной постановлением № 585, является запрос нанимателя. В связи с этим полагаем, что при обращении работника с просьбой о выдаче характеристики по установленной форме наниматель вправе отказать работнику в ее представлении.

Если же наниматель согласится представить работнику такую характеристику, это не освобождает нового нанимателя, являющегося государственной организацией, от обязанности затребовать характеристику с предыдущего места работы непосредственно от бывшего нанимателя.

Право работника на ознакомление с выданной на него характеристикой

Работник вправе потребовать от нанимателя, а наниматель обязан представить работнику только те документы, обязанность по представлению которых предусмотрена законодательством. Однако характеристика к таким документам прямо не относится.

Например, наниматель обязан представить работнику справку с указанием квалификации, должности служащего (профессии рабочего), времени работы и размера заработной платы (ст. 51 ТК).

Обязанность нанимателя представить бывшему работнику копию выданной характеристики может возникнуть, если такая копия необходима для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов работника (подп. 1.1 п. 1 постановления № 1256). В этом случае копия документа выдается бывшему работнику на основании представленного заявления, в котором должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в ней информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов работника.

Например, копия характеристики может потребоваться работнику в случае возникновения спора с нанимателем как письменное доказательство при обращении в суд.

Если работнику было отказано в приеме на работу в связи с получением негативной характеристики от предыдущего нанимателя и он не согласен с отраженными в ней сведениями, работник может в судебном порядке заявить требование о защите чести, достоинства и деловой репутации и об исключении из характеристики сведений, не соответствующих действительности.

Право работника на получение информации, касающейся обработки персональных данных

Принимая во внимание, что характеристика содержит персональные данные работника, последнему предоставлено право знать, как и для каких целей обрабатываются его персональные данные (собираются, используются, представляются и т.д.).

Так, законодательством работнику предоставлено право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных (п. 1 ст. 1 Закона № 99-З), а именно:

– о наименовании (фамилии, собственном имени, отчестве (если таковое имеется)) и месте нахождения (адресе места жительства (места пребывания)) оператора;

– подтверждении факта обработки персональных данных оператором (уполномоченным лицом);

–его персональных данных и источнике их получения;

– правовых основаниях и целях обработки персональных данных и т.д.

В течение 5 рабочих дней после получения заявления работника оператор должен представить в доступной форме информацию либо уведомить его о причинах отказа в ее представлении.

Что делать, если работник не согласен с представленной на него характеристикой?

Независимо от содержания характеристики окончательное решение о приеме на работу или об отказе в трудоустройстве принимает наниматель. Даже если характеристика содержит негативные сведения о работнике, это не является безусловным основанием для отказа в приеме на работу, и наоборот.

Вместе с тем если в характеристике, по мнению работника, отражена недостоверная информация, то работник вправе:

– обратиться в суд с требованием о защите чести, достоинства и деловой репутации;

– в отношении персональных данных, указанных в характеристике, ‒ требовать от нанимателя внесения изменений в свои персональные данные, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными.

Документы:

Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (Декрет № 5).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» (постановление № 585).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (постановление № 1256).