Реорганизация в форме выделения: передача трудовых книжек и личных дел работников

Из статьи вы узнаете:

• как происходит передача трудовых книжек и личных дел работников в организацию, образованную в результате выделения;
• необходимо ли новому юридическому лицу заводить новую книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• надо ли заново выдавать расписки о получении трудовых книжек новым юридическим лицом.

При выделении из состава юридического лица одного или нескольких юридических лиц к каждому из них в соответствии с разделительным балансом переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица (п. 4 ст. 54 ГК).

В случае реорганизации организации проводится инвентаризация, по результатам которой составляются передаточный акт и разделительный баланс (п. 6 Инструкции № 180).

Передаточный акт и разделительный баланс должны содержать положения о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованного юридического лица в отношении всех его кредиторов и должников, включая и обязательства, оспариваемые сторонами. Передаточный акт и разделительный баланс утверждаются собственником имущества (учредителями, участниками) юридического лица или органом, принявшим решение о реорганизации юридического лица, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь (ст. 55 ГК).

Поскольку в результате выделения образуется новое юридическое лицо, то оно должно завести необходимые документы кадрового учета и делопроизводства, за исключением тех документов, которые передаются по передаточному акту и разделительному балансу в результате реорганизации.

Что делать с работниками реорганизуемого юридического лица?

При реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются (часть третья ст. 36 ТК). Как видим, трудовые отношения с работниками продолжаются независимо от формы реорганизации юридического лица. При этом трудовые отношения с согласия работника продолжаются на условиях, предусмотренных трудовым договором, что не предполагает процедуру увольнения. Следовательно, новый наниматель обязан сохранить работнику ту же трудовую функцию, которую работник выполнял у прежнего нанимателя, и ранее действовавшие условия трудового договора.

Справочно:

при отказе работника от продолжения работы по той же должности служащего (профессии рабочего) трудовой договор прекращается в соответствии с п. 5 части второй ст. 35 ТК.

Законодательством не предусмотрено заключение нового трудового договора (контракта) в связи с реорганизацией. Вместе с тем в трудовой договор (контракт) работника вносятся изменения в части сведений о нанимателе путем подписания дополнительного соглашения.

Вопрос о внесении записей в трудовые книжки работников при вышеуказанных изменениях регламентирован п. 57 Инструкции № 40. Так, при изменении наименования организации, в т.ч. при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В гр. 4 трудовой книжки указываются номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого такие изменения произведены.

При реорганизации организации в трудовую книжку работников вносятся записи непосредственно о реорганизации юридического лица и о продолжении трудовых отношений в связи с реорганизацией.

Для надлежащего оформления продолжения трудовых отношений необходимо совершить следующие действия:

• издать приказ о продолжении трудовых отношений с работниками реорганизуемых организаций, с которым работников необходимо ознакомить;
• заключить дополнительные соглашения с работниками о внесении изменений в трудовые договоры (контракты);
• внести соответствующие записи в трудовые книжки.

Таким образом, при реорганизации юридического лица в форме выделения вновь образованное юридическое лицо наделяется соответствующими правами и обязательствами в соответствии с решением учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполно­моченного на то учредительными документами. Работники реорганизованной организации, выполнявшие соответствующие должностные обязанности в пределах задач, функций и направлений деятельности выделенного юридического лица, сохраняют с ним трудовые отношения на прежних условиях.

Передача кадровых документов

При реорганизации юридического лица возникает вопрос о правопреемстве в отношении документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности юридического лица до реорганизации, как законченных, так и не законченных делопроизводством. Ответ на данный вопрос урегулирован нормами п. 184 Правил № 143. Так, при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними (абз. 8 части третьей п. 184 Правил № 143).

Таким образом, выделенной организации передаются только не законченные делопроизводством дела, которые содержат документы, отражающие выполнение функций, прав и обязанностей вновь созданной организации. В том числе выделенной организации передаются личные дела работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях с этой организацией.

Документы выделенной организации образуют самостоятельный фонд. В данном случае в соответствии с правилами делопроизводства указанные документы должны быть поставлены на делопроизводственный учет во вновь созданной организации. Это означает, что трудовые книжки работников выделенной организации должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек, а личные дела – в журнале учета личных дел выделенной организации. Так как при реорганизации составляется передаточный акт, дата передачи документов и дел, указанная в таком акте, будет являться датой снятия их с учета в реорганизованной организации и соответственно датой постановки их на учет в выделенной организации.

Подробнее о личных делах переходящих работников

Личные дела работников, продолжающих состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией, должны быть вновь поставлены на учет в соответствии с п. 20 Инструкции № 2. Не законченные делопроизводством дела выделенной организации передаются по акту приема-передачи документов и дел. Датой их постановки на учет в выделенной организации будет являться дата акта приема-передачи документов и дел, что отражается в гр. 3 журнала (книги) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции № 2.

Учетные номера личным делам в выделенной организации присваиваются, начиная с № 1. При этом старый номер на обложке личного дела не зачеркивается, а заключается в скобки. Новый номер записывается над ним сверху. Аналогичным образом на обложке личного дела исправляются сведения о наименованиях организации и структурного подразделения, в которых ведется личное дело: прежние наименования заключаются в скобки, а новые записываются сверху.

Порядок внесения изменений в обложки дел, в т.ч. личных дел, описан в Методических рекомендациях.

Дата начала личного дела на обложке не подлежит исправлению, поскольку работник продолжает состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией (отсутствует прием на работу), а датой начала личного дела является дата приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (часть третья п. 188 Инструкции № 4).

Включение трудовых книжек в книгу учета

В отношении трудовых книжек работников и их включения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) действует аналогичный подход. Так, выделенному юридическому лицу необходимо в порядке, установленном п. 79 Инструкции № 40, пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) книгу учета. Переданные трудовые книжки работников по акту приема-передачи дел необходимо поставить на учет в книгу учета без выдачи расписок, так как они были выданы ранее прежним нанимателем.

В книге учета реорганизованной организации следует сделать отметку в отношении каждой трудовой книжки, вкладыша к ней и дубликата трудовой книжки работников, которые продолжили трудовые отношения во вновь созданном юридическом лице, об их передаче по соответствующему акту приема-передачи дел.

Документы:

Гражданский кодекс Республики Беларусь (ГК).

Инструкция по инвентаризации активов и обязательств, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (Инструкция № 180).

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (Инструкция № 40).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила № 143).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Методические рекомендации по оформлению обложек дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53 (Методические рекомендации).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция № 4).